Использование услуг ЭДО (электронного документооборота) позволит существенно ускорить, упростить и удешевить обмен юридическими и бухгалтерскими документами (счетами, договорами, актами сдачи-приемки). В некоторых случаях без обмена по ЭДО просто нельзя обойтись.
Вначале были спецоператоры. Они сдавали отчетность в налоговую и фонды. Но с этого года спецоператоры называются операторами ЭДО и хотя они продолжают передавать отчетность куда надо, но некоторые из них развивают системы ЭДО. Диадок - самый заметный из таких операторов.
Регистрация в Диадоке бесплатна, а вход возможен по сертификату квалифицированной электронной подписи (СКЭП), например, той с помощью которой вы участвуете в торгах. Итак, если вы получили КЭП для сдачи налоговой отчетности или для ЭТП, то вы можете прямо сейчас войти в Диадок, заполнить реквизиты вашей компании, тут же подписать и отправить "Заявление участника ЭДО" и немедленно получить Идентификатор участника ЭДО. После этого вы можете найти нашу компанию по ИНН 7701847616 или имени ООО "ГОСТОРГИ" и добавить в список контрагентов. Через короткое время после этого мы уже сможем прислать вам Акт или другой документ.
Некоторой проблемой может являться у вас наличие сертификата, выданного не СКБ Контур. В этом случае надо позвонить по круглосуточному бесплатному телефону поддержки 8(800)500-10-18 и отправить свой сертификат в виде zip-файла по адресу diadoc@kontur.ru. Регистрация сертификата, выданного чужим УЦ производится в течение 2-3 часов (в рабочее время), но оператор Диадока торжественно заверил меня, что уже в феврале 2014 года вход в Диадок будет возможен по сертификату КЭП любого УЦ.
Внутри система ЭДО похожа на упрощенную облачную почтовую систему типа Gmail с некоторыми дополнительными функциями. Вы можете искать и добавлять контрагентов, добавлять документы, отправлять и подписывать их. Есть функции согласования и управления сотрудниками и подразделениями. Самой полезной функцией является формирование Протокола передачи документа, в котором есть Отправитель, Получатель, даты отправки и получения, отпечатки файла и подписей и другие ценные реквизиты. Именно этот документ можно распечатать, заверить печатью (обычной) и передать куда надо или хранить в архиве бумажном или цифровом. Именно этот электронный документ (вместе с файлом-оригиналом) заменяет обычные оригиналы документов с живыми (мокрыми, синими и т.д.) печатями.
Время от времени возникает интересный вопрос: зачем вообще нужны операторы ЭДО, если документы могут быть подписаны с обеих сторон без всяких посредников. Само по себе это безусловно так, в ЭДО есть свои проблемы и посредники могут помочь их решить. Например, некоторые операторы ЭДО работают по старой схеме, когда надо подписывать письменный договор о присоединении к системе ЭДО. В этом случае контрагентам не надо подписывать договора со всеми своими контрагентами по отдельности, а только с оператором ЭДО. Если возникнет спор по поводу времени подписи, содержания или даже факта подписи документов, то оператор ЭДО выступит в качестве независимой стороны, подтверждающей те или иные факты, которые с его помощью легко проверить. Если документы будут утеряны по какой-либо причине, то оператор ЭДО сможет восстановить их, т.к. предлагает услугу бесплатного и бессрочного хранения всех документов.
В практическом плане оригиналы документов могут потребоваться главным образом для отчетности перед налоговой. В этом случае свидетельство операторов ЭДО, которые непосредственно организуют для налоговой полностью электронный обмен счетами-фактурами будет принято без каких-либо возражений. Поэтому у бухгалтеров нет оснований подозревать, что налоговая откажется признавать протоколы ЭДО, которые сама использует как безальтернативную основу своей деятельности. Последний аргумент является главным: ЭДО можно доверять. Поэтому некоторые начальные сложности с перестройкой процессов документооборота и архивации немедленно будут компенсированы снижением затрат времени и ресурсов на устаревший и немодный бумажный документооборот.
Сфера ЭП активно развивается и в ближайшем или среднесрочном будущем можно ожидать, что она избавится от проблем роста и разных причудливых деформаций. Операторы ЭДО прекратят выдавать КЭП юрлицам и вообще выдавать их (в том числе и для ЭТП), т.к. ЭП будет зашита в чипе ID-карты (электронного паспорта) физлица, а право подписи будет определяться онлайн по записям будущей базы Коммерческого регистра (потомка ОГРН). В этом случае операторы ЭДО по прежнему сохранятся, потому что потребность надежного обмена деловыми документами без спама, антиспама и почтовых сбоев, с уведомлением о доставке и т.п. сохранится и такая система должна быть платной, хотя бы эта плата и была как сейчас умеренная (3-7 рублей за один документ). При этом, как и сейчас, для получателя документов ЭДО будет бесплатен, т.к. оплату всех расходов по ЭДО (выставление и доставка счетов-фактур, актов) берут на себя поставщики за своих покупателей.
Вначале были спецоператоры. Они сдавали отчетность в налоговую и фонды. Но с этого года спецоператоры называются операторами ЭДО и хотя они продолжают передавать отчетность куда надо, но некоторые из них развивают системы ЭДО. Диадок - самый заметный из таких операторов.
Регистрация в Диадоке бесплатна, а вход возможен по сертификату квалифицированной электронной подписи (СКЭП), например, той с помощью которой вы участвуете в торгах. Итак, если вы получили КЭП для сдачи налоговой отчетности или для ЭТП, то вы можете прямо сейчас войти в Диадок, заполнить реквизиты вашей компании, тут же подписать и отправить "Заявление участника ЭДО" и немедленно получить Идентификатор участника ЭДО. После этого вы можете найти нашу компанию по ИНН 7701847616 или имени ООО "ГОСТОРГИ" и добавить в список контрагентов. Через короткое время после этого мы уже сможем прислать вам Акт или другой документ.
Некоторой проблемой может являться у вас наличие сертификата, выданного не СКБ Контур. В этом случае надо позвонить по круглосуточному бесплатному телефону поддержки 8(800)500-10-18 и отправить свой сертификат в виде zip-файла по адресу diadoc@kontur.ru. Регистрация сертификата, выданного чужим УЦ производится в течение 2-3 часов (в рабочее время), но оператор Диадока торжественно заверил меня, что уже в феврале 2014 года вход в Диадок будет возможен по сертификату КЭП любого УЦ.
Внутри система ЭДО похожа на упрощенную облачную почтовую систему типа Gmail с некоторыми дополнительными функциями. Вы можете искать и добавлять контрагентов, добавлять документы, отправлять и подписывать их. Есть функции согласования и управления сотрудниками и подразделениями. Самой полезной функцией является формирование Протокола передачи документа, в котором есть Отправитель, Получатель, даты отправки и получения, отпечатки файла и подписей и другие ценные реквизиты. Именно этот документ можно распечатать, заверить печатью (обычной) и передать куда надо или хранить в архиве бумажном или цифровом. Именно этот электронный документ (вместе с файлом-оригиналом) заменяет обычные оригиналы документов с живыми (мокрыми, синими и т.д.) печатями.
Время от времени возникает интересный вопрос: зачем вообще нужны операторы ЭДО, если документы могут быть подписаны с обеих сторон без всяких посредников. Само по себе это безусловно так, в ЭДО есть свои проблемы и посредники могут помочь их решить. Например, некоторые операторы ЭДО работают по старой схеме, когда надо подписывать письменный договор о присоединении к системе ЭДО. В этом случае контрагентам не надо подписывать договора со всеми своими контрагентами по отдельности, а только с оператором ЭДО. Если возникнет спор по поводу времени подписи, содержания или даже факта подписи документов, то оператор ЭДО выступит в качестве независимой стороны, подтверждающей те или иные факты, которые с его помощью легко проверить. Если документы будут утеряны по какой-либо причине, то оператор ЭДО сможет восстановить их, т.к. предлагает услугу бесплатного и бессрочного хранения всех документов.
В практическом плане оригиналы документов могут потребоваться главным образом для отчетности перед налоговой. В этом случае свидетельство операторов ЭДО, которые непосредственно организуют для налоговой полностью электронный обмен счетами-фактурами будет принято без каких-либо возражений. Поэтому у бухгалтеров нет оснований подозревать, что налоговая откажется признавать протоколы ЭДО, которые сама использует как безальтернативную основу своей деятельности. Последний аргумент является главным: ЭДО можно доверять. Поэтому некоторые начальные сложности с перестройкой процессов документооборота и архивации немедленно будут компенсированы снижением затрат времени и ресурсов на устаревший и немодный бумажный документооборот.
Сфера ЭП активно развивается и в ближайшем или среднесрочном будущем можно ожидать, что она избавится от проблем роста и разных причудливых деформаций. Операторы ЭДО прекратят выдавать КЭП юрлицам и вообще выдавать их (в том числе и для ЭТП), т.к. ЭП будет зашита в чипе ID-карты (электронного паспорта) физлица, а право подписи будет определяться онлайн по записям будущей базы Коммерческого регистра (потомка ОГРН). В этом случае операторы ЭДО по прежнему сохранятся, потому что потребность надежного обмена деловыми документами без спама, антиспама и почтовых сбоев, с уведомлением о доставке и т.п. сохранится и такая система должна быть платной, хотя бы эта плата и была как сейчас умеренная (3-7 рублей за один документ). При этом, как и сейчас, для получателя документов ЭДО будет бесплатен, т.к. оплату всех расходов по ЭДО (выставление и доставка счетов-фактур, актов) берут на себя поставщики за своих покупателей.
